KSIĘGI HANDLOWE

Księgi handlowe czyli inaczej pełna księgowość stanowi zestawienie zapisów księgowych, uporządkowanych chronologicznie, obejmujących obroty i salda oraz wykaz aktywów i pasywów firmy. Składają się na nią: dziennik, księgi główne oraz księgi pomocnicze pomocnicza, zestawienie obrotów i sald oraz wykaz składników aktywów i pasywów.

Księgi otwiera się w przeciągu 15 dni od rozpoczęcia działalności, początku roku obrotowego, zmiany formy prawnej bądź rozpoczęcia postępowania upadłościowego i likwidacji. Analogicznie, zamyka się je na koniec roku obrotowego, dzień zakończenia działalności gospodarczej, w tym również likwidacji bądź postępowania upadłościowego oraz na dzień zmiany formy działalności prawnej w terminie do 3 miesięcy od wystąpienia tych zdarzeń.

Co do zasady, księgi rachunkowe powinno prowadzić się w siedzibie jednostki, w walucie polskiej i języku polskim. Można także zlecić prowadzenie ich uprawnionej do tego firmie zewnętrznej (takiej jak biuro rachunkowe), jednak należy o tym fakcie powiadomić urząd skarbowy i zapewnić dostęp do ksiąg w przypadku kontroli. Nowelizacja ustawy o rachunkowości dopuszcza zlecenie prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostkom poza granicami kraju, w państwach członkowskich Unii Europejskiej, Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu, lub takim, które zawarły z członkami Wspólnoty Europejskiej umowę dotyczącą swobody świadczenia usług. W takim wypadku również należy powiadomić urząd skarbowy w terminie do 15 dni od wydania ksiąg rachunkowych oraz zapewnić dostęp do ksiąg i dowodów księgowych na wypadek kontroli.

Według polskiego prawa podatkowego, księgi rachunkowe należy przechowywać przez pięć lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Prowadzenie księgowości w pełnej formie jest obowiązkiem niektórych podmiotów, a dla wielu jest świadomym wyborem.  Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. określa zasady prowadzenia ewidencji w podmiotach gospodarczych jednocześnie wskazując które z nich mają obowiązek prowadzenia księgowości w formie ksiąg rachunkowych. Obowiązkowi prowadzenia pełnej księgowości podlegają:

• spółki handlowe (osobowe oraz kapitałowe, w tym spółki w organizacji) oraz spółki cywilne;
• osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne oraz spółki partnerskie jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość 2 milionów euro (równowartość oblicza się po średnim kursie NBP na pierwszy dzień roboczy października);
• jednostki organizacyjne działające na podstawie Prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, przepisów o funduszach inwestycyjnych, przepisów o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych lub przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych - bez względu na wielkość osiąganych przychodów;
• gminy, powiaty, województwa i ich związki. W tą kategorię wliczane są również państwowe, gminne, powiatowe i wojewódzkiej jednostki budżetowe oraz gminne, powiatowe i wojewódzkie zakłady budżetowe;
• jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, z wyjątkiem spółek cywilnych, spółek jawnych i spółek partnerskich;
• oddziały i przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych;
• inne jednostki, jeżeli otrzymują one na realizację zadań zleconych dotacje lub subwencje z budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego lub funduszów celowych.

Wskazane w ustawie o rachunkowości podmioty mają obowiązek prowadzenia ewidencji w formie księgi rachunkowej. Podmioty nie wskazane w wyżej wymienionej ustawie mogą przyjąć taką formę, chociaż nie jest to ich obowiązkiem.